Como Migrar de Sistema de Captação de Matrículas sem Perder o Histórico
Para migrar de sistema de captação de matrículas sem perder o histórico, exporte seus dados atuais, importe leads e contratos no novo sistema, valide os registros e só então desative o antigo. Com migração assistida, a escola troca de ferramenta sem parar a captação e sem perder o que já construiu.
O medo de migrar é real e legítimo. A escola pensa: "e se eu perder os contratos?", "e se a equipe não aprender?", "e se a captação parar bem na época de matrícula?". Boas perguntas. A resposta é planejar a troca, não evitá-la para sempre.
Por que escolas adiam a migração?
Porque o sistema antigo, mesmo ruim, é conhecido. Migrar parece risco: dado que some, tela nova, equipe reclamando. Só que o custo de ficar também existe. Lead perdido, secretaria refém de uma planilha e captação que não conversa com a matrícula custam caro todo mês — só que de forma invisível.
A migração bem feita troca um custo invisível e crônico por um esforço pontual e controlado. É por isso que ela vale a pena.
O que precisa ser migrado?
Nem tudo tem o mesmo peso. Priorize o que dói perder:
| Dado | Prioridade |
|---|---|
| Contratos e alunos ativos | Alta |
| Leads em andamento no funil | Alta |
| Histórico de contato e propostas | Média |
| Campanhas antigas encerradas | Baixa |
Como migrar em cinco etapas?
Uma migração organizada segue uma ordem clara:
- Exporte os dados do sistema atual (planilha, CRM ou concorrente como Sponte ou Proesc).
- Mapeie os campos: o que é lead, o que é oportunidade, o que é aluno.
- Importe no novo sistema com apoio do fornecedor.
- Valide uma amostra: confira nomes, contatos e contratos.
- Rode os dois em paralelo por alguns dias e só então desative o antigo.
Como não parar a captação durante a troca?
O segredo é migrar fora do pico e rodar em paralelo. Enquanto a validação acontece, os leads novos já entram no sistema novo. Assim, a captação não fica órfã em nenhum momento. Escolha uma janela mais calma — o meio do ano, por exemplo — e não a véspera da matrícula.
E a resistência da equipe?
Equipe resiste ao que não entende. Um treinamento curto e um sistema simples resolvem a maior parte. Quando a secretaria percebe que o lead vira matrícula sem redigitar, a resistência vira alívio.
A escola perde o histórico de contratos?
Não, se a migração for assistida. Seus contratos e o histórico de cada família são importados e preservados. No DULEZ, a migração é acompanhada passo a passo e o setup vem incluso, sem fidelidade abusiva. A regra é simples: importamos seus contratos e seu histórico, você não recomeça do zero.
Como a plataforma integrada facilita a migração?
Quando captação, matrícula, contrato e mensalidade vivem no mesmo sistema, você migra uma vez e conecta tudo. Em ferramentas separadas, seriam quatro migrações e quatro pontos de falha. Essa é a vantagem de trocar por uma plataforma ponta a ponta, e não por mais um módulo isolado de captação de matrículas.
Quer ver como fica a migração da sua escola, passo a passo? Agende uma demonstração e traga seus dados atuais.