Os erros mais comuns na NF-e da escola são certificado vencido, CFOP incompatível, ICMS calculado errado, dado do produto incompleto, confundir NF-e com NFS-e e não guardar o XML. Cada um gera rejeição da SEFAZ ou risco na fiscalização. A boa notícia: todos se evitam com processo e validação.
A NF-e é menos perdoadora que a nota de serviço. Um campo fiscal errado e a SEFAZ devolve a nota. Conhecer os tropeços comuns é o atalho para não repeti-los. Veja os seis principais.
Erro 1: emitir com certificado vencido
Sem certificado digital válido, a nota não é assinada nem autorizada. O A1 vence em um ano e o A3 em até três; controlar a validade evita a escola descobrir o vencimento na hora de emitir.
Erro 2: usar o CFOP errado
O CFOP descreve a operação. Um código incompatível com a venda faz a SEFAZ rejeitar a nota na hora. Cadastrar o CFOP certo por tipo de operação, uma vez, evita o erro em toda venda seguinte.
Erro 3: calcular o ICMS de qualquer jeito
O ICMS é estadual e varia. Chutar a tributação gera nota errada e risco fiscal. Como o imposto muda entre as 27 unidades federativas (IBGE), a regra precisa vir configurada, não digitada de memória.
Erro 4: cadastrar o produto pela metade
Descrição vaga e classificação fiscal ausente travam a emissão. O produto — material, apostila, uniforme — precisa de cadastro completo antes da primeira nota. Meia informação vira nota rejeitada.
Erro 5: confundir NF-e com NFS-e
Emitir NF-e de mercadoria para cobrar mensalidade (que é serviço) é recolher o imposto errado. Mensalidade é NFS-e, com ISS; produto é NF-e, com ICMS. Trocar os dois é um clássico que gera acerto depois.
Erro 6: não guardar o XML autorizado
O documento oficial é o XML, não o PDF. Guardar só o PDF deixa a escola sem a prova que a fiscalização pede, dentro dos cinco anos de guarda (Código Tributário Nacional, arts. 173 e 174).
Como evitar todos de uma vez?
Cinco cuidados resolvem a maior parte:
- Certificado com validade monitorada.
- CFOP e ICMS configurados, não digitados.
- Produtos cadastrados por completo.
- Modelo certo para cada operação.
- XML arquivado e pesquisável.
Rejeição da SEFAZ é normal?
Uma ou outra acontece, mas rejeição recorrente é sinal de processo manual. Validação automática antes de transmitir derruba esse número.
Quer a lista de erros fiscais para conferir na sua escola? Assine a newsletter do DULEZ.
